Digitalizar una correduría: por dónde empezar

Qué te llevas

Observa las tareas repetidas antes de elegir una herramienta.
Prioriza un proceso por frecuencia, tiempo, errores e impacto en el cliente.
Prueba un cambio pequeño y compara resultados sin perder asesoramiento.
Revisa datos, permisos y responsabilidades antes de activar comunicaciones comerciales.

Ejemplo: llega una solicitud para asegurar un comercio. Una persona recoge los datos por teléfono, otra busca el historial en una carpeta y, cuando toca preparar la propuesta, falta confirmar la actividad exacta del local. El cliente vuelve a llamar mientras el equipo intenta averiguar quién tiene el último documento.

La escena no se arregla necesariamente comprando otro programa. Antes conviene entender dónde se interrumpe el trabajo y qué dato falta. Este artículo te propone una secuencia para digitalizar una correduría con recursos limitados: observar, elegir un proceso, probar una mejora y decidir con lo aprendido. El objetivo es ganar claridad para atender y captar clientes sin convertir el cambio en un proyecto interminable.

Digitalizar empieza por entender el trabajo

Digitalizar no consiste solo en guardar documentos en una pantalla. Es organizar cómo entran los datos, quién hace cada tarea, dónde queda la información y cómo continúa el trabajo cuando interviene otra persona. Una mejora puede ser una plantilla compartida o un procedimiento claro dentro del sistema que ya utilizas.

El informe del Consejo General sobre el estado de la digitalización de la mediación, fechado en marzo de 2024, recoge 600 encuestas de autodiagnóstico de agentes y corredores. Entre las áreas menos desarrolladas señala la atención digital, el marketing y la analítica, es decir, el uso de datos para entender qué ocurre y tomar decisiones. Son resultados de esa muestra mixta, no una medición de todas las corredurías.

En una encuesta comunicada por Aegon, el 72,5 % de los 350 corredores y corredurías de la muestra percibía un efecto positivo de la digitalización en su actividad. El trabajo de campo se realizó en abril y mayo de 2024. Esa percepción no demuestra cuánto tiempo o dinero ahorrará tu despacho: para decidir necesitas observar tus propios procesos.

Haz un inventario breve de las tareas repetidas

Durante una o dos semanas, pide al equipo que anote las interrupciones y tareas que vuelven a aparecer. No hace falta vigilar cada minuto ni construir un informe complejo. Basta con registrar qué se hizo, cuántas veces, cuánto tiempo aproximado ocupó, si hubo que repetirlo y qué consecuencia tuvo para el cliente o el equipo.

Busca especialmente los puntos en los que una gestión cambia de manos. Por ejemplo, en una renovación de Multirriesgo Hogar, ¿quién comprueba los cambios en la vivienda y quién comunica al cliente la propuesta? En una solicitud de RC Profesional, ¿se pregunta desde el principio por la actividad y el alcance del trabajo que se quiere cubrir?

Una conversación corta con quienes atienden, administran y venden ayuda a distinguir la tarea visible de su causa. Volver a llamar puede ser el síntoma; la causa quizá sea que la solicitud inicial no indica qué información necesita la persona que prepara la oferta. Evita usar el registro para señalar culpables: interesa entender el recorrido, incluidas las excepciones.

Una tabla sencilla puede ayudarte a ordenar lo observado:

Proceso	Señal que conviene observar	Pregunta para el equipo
Solicitud de Comercio	Datos del negocio pedidos varias veces	¿Qué información necesitamos antes de solicitar una propuesta?
Renovación de Hogar	Consultas sin responsable claro	¿Dónde vemos el estado y la próxima acción?
Siniestro de Flotas	Documentos dispersos	¿Quién reúne la información y quién informa al cliente?
Consulta de Salud	Dudas que pasan de una persona a otra	¿Cómo registramos lo ya preguntado sin perder el contexto?

Elige observaciones que puedas comprobar. «Tardamos demasiado» orienta menos que «la propuesta espera porque falta confirmar la actividad». Si hay datos personales en las notas, limita el acceso y evita copiar información sensible en documentos improvisados.

Escoge un primer proceso que puedas mejorar

Con el inventario delante, compara las tareas según cuatro criterios: frecuencia, tiempo que consumen, errores o repeticiones y efecto en la atención. Añade una pregunta práctica: ¿puede el equipo cambiar algo por sí mismo o depende de una aseguradora o de un proveedor?

No busques una fórmula universal. Una tarea frecuente pero sencilla puede ser buena candidata si una plantilla reduce dudas. Otra menos habitual puede merecer atención si un fallo deja a un cliente sin respuesta en un momento delicado. Valora también el coste de cambiar el hábito y el tiempo disponible para acompañar al equipo.

Imagina una correduría con solicitudes de Comercio que llegan por varios canales. Al revisar sus anotaciones decide probar una ficha inicial común: actividad, ubicación, características relevantes del local y datos necesarios para continuar el estudio. Una persona revisa si la ficha está suficientemente completa antes de pedir ofertas. Las cuestiones específicas de cada riesgo se siguen aclarando con el cliente y con las aseguradoras.

Supuesto práctico ficticio elaborado con fines didácticos. Los datos, organizaciones y resultados son ilustrativos y no representan a una correduría real ni constituyen un benchmark sectorial.

La mejora propuesta no garantiza más ventas. Permite comprobar si el equipo evita pedir dos veces algunos datos y si el cliente recibe una respuesta con menos interrupciones. Si la ficha añade preguntas que nadie utiliza o retrasa el contacto, hay que corregirla.

Dibuja el recorrido antes de tocar la herramienta

Describe el proceso elegido en unas pocas líneas: entrada, datos necesarios, responsable, siguiente paso y cierre. Incluye qué ocurre si falta información o si el cliente necesita una explicación. Esa pequeña fotografía permite detectar duplicidades y decidir qué dato debe quedar accesible para quien continúe la gestión.

En una oportunidad de Vida Riesgo, por ejemplo, no basta con apuntar que alguien pidió precio. Interesa saber qué necesidad plantea, qué información falta y cuándo se ha acordado retomar la conversación. Deja las cuestiones de salud y demás información delicada en los canales y sistemas adecuados del despacho, con acceso limitado; una nota comercial compartida no necesita reproducir todos los detalles.

En Ahorro, la necesidad puede ser distinta: conviene registrar el objetivo que el cliente ha expresado y las dudas pendientes para preparar una conversación informada. Evita convertir una etiqueta como «interesado» en una recomendación de producto. En Decesos, el momento de la consulta puede exigir una atención especialmente cuidadosa; deja claro quién responde y cómo se retoma la gestión, sin dar por hecho que una misma propuesta sirve para todas las familias.

La tecnología debe sostener ese trabajo, no sustituirlo. El artículo 175.1 del Real Decreto-ley 3/2020 exige determinar las exigencias y necesidades del cliente antes de celebrar el contrato y facilitar información objetiva y comprensible. Una ficha o una pantalla pueden ayudar a ordenar la conversación, pero no eliminan esas exigencias. Ante dudas sobre su aplicación concreta, consulta a un especialista.

Prueba un cambio pequeño y compara

Define una prueba acotada: un proceso, las personas que intervienen, una forma común de trabajar y un momento para revisar lo ocurrido. Puede consistir en usar una lista compartida de datos para Comercio o en asignar un responsable visible a cada renovación de Hogar. Explica al equipo qué se pretende observar y cómo comunicar incidencias.

Antes de empezar, apunta una referencia con el mismo criterio que utilizarás después. Puedes contar gestiones devueltas por falta de información, anotar el tiempo aproximado de preparación o revisar cuántos asuntos quedaron sin siguiente paso definido. Acompaña los números con una pregunta al equipo: ¿qué resultó más claro y qué añadió trabajo?

Si intervienen pocas operaciones, una diferencia puntual puede deberse a la complejidad de los casos. No conviertas una prueba corta en una promesa de ahorro. Revisa ejemplos concretos, escucha al cliente cuando proceda y decide si mantienes, ajustas o abandonas el cambio. Guarda también lo que no funcionó: evita que el siguiente intento repita el mismo problema.

Usa lo que tienes antes de comprometer presupuesto

Si necesitas comparar alternativas, consulta cómo elegir software para la correduría.

Revisa si el sistema actual ya permite asignar tareas, consultar el estado de una gestión o guardar una plantilla accesible para el equipo. Puede que la función exista y nadie haya acordado cuándo usarla. También puede quedarse corta: lo importante es saber para qué y en qué punto.

Si después de la prueba consideras necesaria otra herramienta, formula primero el problema con precisión. «Necesitamos que la persona que recibe una solicitud de RC Profesional deje visible la actividad y el siguiente contacto» es más útil que «necesitamos digitalizarnos». Comprueba además quién mantendrá los datos, cómo se accederá a ellos y qué esfuerzo implica cambiar la forma de trabajar.

Reserva parte del presupuesto para poner orden y acompañar a las personas, no solo para una licencia. Un sistema sin responsables claros puede conservar las mismas dudas en otro sitio. Si eres agente exclusivo, revisa además qué cambios, integraciones o usos de marca dependen de los sistemas y autorizaciones de tu aseguradora; tu margen de decisión puede ser distinto al de un corredor.

Ordena la cartera antes de captar y comunicar

La segmentación de clientes ayuda a organizar ese trabajo.

Para marketing, una cartera ordenada ayuda a distinguir una consulta pendiente de una oportunidad de venta cruzada. Por ejemplo, antes de plantear una conversación sobre Salud a un cliente de Hogar, verifica que sus datos estén actualizados, que se conozca su situación y que la propuesta tenga sentido para él. La prima media, las anulaciones, los extornos y las comisiones pueden aportar contexto de negocio, pero no explican por sí solos qué necesita una persona.

Revisa también registros duplicados, datos desactualizados, origen de los contactos y permisos. Tener un teléfono o una dirección de correo en el sistema no equivale a tener vía libre para hacer cualquier campaña. Antes de comunicarte con fines comerciales por correo, teléfono o WhatsApp, comprueba la autorización o excepción aplicable, la base jurídica y el derecho de oposición para el canal y la finalidad concretos.

En particular, el artículo 21 de la Ley 34/2002 regula las comunicaciones promocionales electrónicas y prevé una excepción condicionada para una relación contractual previa. Ser cliente no habilita automáticamente cualquier promoción. Las reglas pueden variar según el canal y las circunstancias; consulta a un especialista antes de activar una campaña si tienes dudas.

Conviene separar una promoción de la información necesaria para una contratación o una gestión en curso. Define quién revisa el contenido y los permisos, tanto si la iniciativa parte del departamento de marketing como si la prepara una persona del equipo comercial. Si eres agente exclusivo, comprueba también las condiciones de comunicación y marca de tu aseguradora.

Lleva la mejora a la atención y la defensa de cartera

La captación es solo una parte del recorrido. Una solicitud bien registrada debe poder convertirse en una gestión atendida y, si procede, en una relación que el despacho pueda cuidar. En Flotas, por ejemplo, saber quién coordina un siniestro y qué información falta ayuda a evitar que el cliente tenga que reconstruir la conversación en cada llamada. No sustituye las decisiones de la aseguradora ni garantiza plazos de resolución.

En renovaciones, registrar la siguiente acción permite preparar una conversación sobre cambios en el riesgo, coberturas y condiciones. Si hay un suplemento o una anulación, deja constancia de qué falta por hacer y quién debe hacerlo. La siniestralidad puede ser relevante para estudiar una cartera, pero conviene interpretarla junto al contexto de cada póliza y no usarla como etiqueta automática sobre el cliente.

La digitalización también puede mostrar dónde se pierden oportunidades: solicitudes sin respuesta registrada, propuestas pendientes de aclaración o contactos que no llegan a una conversación útil. Antes de perseguir más entradas, revisa si puedes atender bien las que ya recibes. La defensa de cartera empieza muchas veces por recordar lo acordado y cumplir el siguiente paso.

Elige una tarea esta semana y obsérvala con el equipo. Cuando puedas describir dónde se atasca, tendrás una base concreta para probar una mejora y decidir si merece extenderla al resto del despacho.

Preguntas frecuentes

¿Por dónde empiezo a digitalizar una correduría con poco presupuesto?

Registra las tareas repetidas durante una o dos semanas, elige una por su impacto y prueba una mejora pequeña antes de asumir nuevos costes.

¿Necesito cambiar de software para empezar?

No necesariamente. Primero comprueba si puedes ordenar el proceso y aprovechar lo que ya utiliza el equipo.

¿Puedo enviar promociones a todos mis clientes al digitalizar la cartera?

No automáticamente. Revisa la autorización o excepción aplicable, la base jurídica y el derecho de oposición para cada comunicación y canal.