Cómo elegir software para una correduría de seguros

Qué te llevas

Separa las necesidades de gestión de cartera, relación comercial y cotización antes de comparar herramientas.
Pide una demostración con tareas y datos ficticios de tu propio despacho.
Revisa integraciones, costes, migración y condiciones de salida antes de contratar.
Comprueba el papel del proveedor en el tratamiento de datos y las garantías contractuales.

Imagina una correduría que prepara una renovación de Comercio. La póliza está en el programa de gestión, las conversaciones con el cliente en el correo de una compañera y la oferta actualizada en el portal de una aseguradora. Antes de decidir qué proponer, el equipo dedica tiempo a reconstruir el expediente.

Si estás valorando cambiar de software, la pregunta útil no es cuántos módulos aparecen en la presentación. Es si el sistema ayuda a tu despacho a consultar la cartera, preparar una renovación y dejar constancia de lo acordado sin perder información por el camino. Esta guía te ayuda a comparar funciones, conducir la demo y revisar tanto la migración como la salida del proveedor.

Empieza por el trabajo que quieres resolver

Si aún estás definiendo prioridades, empieza por ordenar la digitalización de la correduría.

Antes de pedir demostraciones, reúne a quien gestiona pólizas y recibos, a quien tramita siniestros y a quien lleva la actividad comercial. Anota qué información necesita cada persona, dónde está ahora y qué pasa cuando falta. El resultado puede ser una lista breve de tareas que quieres comprobar, ordenada por importancia para tu cartera.

Por ejemplo, en Multirriesgo Hogar puede interesarte localizar la póliza vigente, sus suplementos y una incidencia abierta antes de hablar de la renovación. En RC Profesional quizá necesites comprobar la actividad declarada y encontrar la documentación aportada cuando el cliente cambia de servicio. Son tareas distintas: describe las tuyas con suficiente detalle para que el proveedor pueda enseñarte cómo se hacen.

Separa después lo imprescindible de lo conveniente. Si una función requiere salir de la aplicación, pregunta cómo vuelve la información al expediente. Si depende de una integración, pide que te enseñen qué datos pasan realmente y cuáles habrá que introducir o revisar a mano. Una casilla que diga «integrado» no explica ese recorrido.

Gestión, CRM y tarificador: qué hace cada pieza

Los nombres comerciales cambian entre proveedores y algunas aplicaciones reúnen varias funciones. Lo importante es distinguir el trabajo que cubre cada una.

Pieza	Para qué sirve	Qué comprobar en la demo
Gestión de correduría	Organizar pólizas, recibos, siniestros, suplementos y renovaciones.	Abre un expediente de Hogar y encuentra su historial y documentación.
CRM	Gestionar relaciones comerciales, contactos, oportunidades y seguimientos.	Registra una conversación sobre Vida Riesgo y asigna una siguiente acción.
Tarificador o gestor de cotizaciones	Ayudar a solicitar o comparar cotizaciones de productos incluidos.	Comprueba aseguradoras, productos, datos solicitados y forma de actualizar precios.

Un CRM es un sistema de gestión de relaciones con clientes y posibles clientes. Puede ayudarte a saber quién pidió información sobre Salud, qué se habló y quién debe atender la consulta. Eso no sustituye la revisión de las necesidades del cliente ni convierte por sí solo una oportunidad comercial en una propuesta adecuada.

El tarificador merece una prueba específica. Para Flotas, por ejemplo, pregunta si admite las características necesarias de los vehículos y de su uso, qué productos compara y qué ocurre cuando falta una aseguradora. Comprueba también si el resultado es una cotización, una orientación pendiente de completar o una propuesta que exige volver al portal de la entidad. Pide que te expliquen cómo y cuándo se actualizan los precios, sin asumir que todas las ofertas se obtienen de la misma manera.

El informe del Consejo General sobre digitalización de la mediación, fechado en marzo de 2024, recoge 600 respuestas a una encuesta de autodiagnóstico enviada a mediadores colegiados en julio de 2023 y abierta tres meses; el 70 % de quienes respondieron declaró usar semanalmente un gestor de cotizaciones. Es una referencia sobre esa muestra, no una medida del uso actual de todos los mediadores españoles.

Lleva tu propia prueba a la demostración

Pide una demo con datos ficticios y facilita al proveedor las tareas por adelantado. Así puedes observar el recorrido completo y no solo las pantallas que haya elegido enseñar. No necesitas entregar datos reales de clientes para esta primera prueba.

Imagina una correduría con una cartera de Comercio. Quiere preparar una renovación, comprobar un siniestro comunicado y registrar que el cliente ha ampliado su actividad. Durante la demo, pide que localicen el expediente, muestren el histórico disponible, añadan la nueva información y dejen una tarea para revisar el posible suplemento. Observa dónde queda cada dato y qué puede consultar otra persona del equipo.

Supuesto práctico ficticio elaborado con fines didácticos. Los datos, organizaciones y resultados son ilustrativos y no representan a una correduría real ni constituyen un benchmark sectorial.

Después, cambia de ramo: en Vida Riesgo, solicita que registren una consulta y encuentren la documentación correspondiente sin mostrar información a un perfil que no deba verla. En Ahorro, plantea una revisión de seguimiento y pregunta cómo distinguir la información del producto de las notas comerciales. No incluyas datos de salud reales en la prueba.

Estas preguntas ayudan a concretar las respuestas:

¿Cómo se relacionan cliente, pólizas, recibos, siniestros y documentos? ¿Se pueden consultar las anulaciones y los extornos con su contexto?
¿Cómo se registran suplementos y cambios, y quién puede corregir un dato? ¿Queda constancia de los cambios?
¿Puede una persona buscar renovaciones pendientes y asignar una tarea a otra sin perder el historial?
¿Qué información entra desde cada aseguradora y qué parte debe comprobar el despacho?
¿Qué puede hacer cada perfil y cómo se revisan o retiran sus permisos?
¿Cómo se hace una copia y cómo se restaura? Pide que expliquen el procedimiento y sus responsabilidades.

No basta con escuchar que algo «se puede hacer». Pide verlo, anota los pasos y distingue lo disponible de lo prometido para el futuro. Si la función requiere otro módulo, una integración o trabajo adicional, solicita que figure en la propuesta.

Compara el coste completo y las condiciones de salida

Solicita una oferta desglosada que puedas cotejar con la de otros proveedores. Además de la licencia o cuota, pregunta por implantación, usuarios, módulos, integraciones, formación, soporte, migración y almacenamiento. Pide que expliquen qué conceptos pueden cambiar y cuándo. No hay un precio universal que sirva para comparar carteras con necesidades diferentes.

Aclara también quién atiende una incidencia, por qué canal y qué servicio está incluido. Para una correduría con renovaciones y recibos en curso, saber cómo se comunica una interrupción y cómo se recupera la información puede ser tan útil como conocer el catálogo de funciones. Pide las condiciones por escrito y comprueba que coinciden con la demo.

La salida forma parte de la compra. Pregunta cuánto cuesta, quién ejecuta la exportación y en qué formatos recibirías datos y documentos. Pide una muestra ficticia: una hoja con nombres de columnas comprensibles, archivos que se puedan abrir y una explicación de cómo se vinculan al cliente y a la póliza. Comprueba si incluye históricos, notas, suplementos, siniestros y permisos, o si alguno queda fuera.

Conservar un archivo no equivale necesariamente a poder reconstruir un expediente. Una carpeta de documentos sin identificación clara puede obligar al equipo a dedicar mucho tiempo a relacionarlos. Acuerda el alcance y los plazos de entrega antes de firmar.

Migra la cartera con responsables y comprobaciones

Para decidir qué información utilizar después del traslado, revisa también cómo segmentar la cartera de clientes.

Una migración no termina cuando el proveedor comunica que ha cargado los datos. Designa a una persona del despacho y a otra del proveedor para coordinarla. Acordad qué se traslada, de dónde sale, qué se excluye, cómo se resolverán los errores y quién valida el resultado.

Antes del traslado, revisa duplicados, campos incompletos y documentos fuera del sistema antiguo. Identifica lo que afecta a la operación y acuerda qué hacer con el resto. Por ejemplo, una póliza de Decesos puede tener cambios y documentos que necesitas localizar aunque no aparezcan en el resumen.

En una prueba de migración, compara recuentos entre origen y destino y revisa una muestra de expedientes de distintos ramos y situaciones: una renovación de Hogar, una anulación, un siniestro de Comercio y una póliza con suplementos. Abre también los documentos y verifica que pertenecen al expediente correcto. Los recuentos ayudan a detectar faltantes, pero por sí solos no prueban que los datos hayan llegado bien relacionados.

Planifica el cambio para saber dónde se registran las novedades mientras se realiza el traslado y cómo se incorporan después. Antes de darlo por validado, deja constancia de los errores pendientes, su responsable y la fecha acordada para corregirlos. Conserva acceso a la información anterior según lo que corresponda en tu caso y comprueba que puedes consultarla cuando la necesites.

Datos personales: revisa el papel de cada parte

En una correduría, elegir software también implica revisar quién trata los datos y por cuenta de quién. El artículo 203 del Real Decreto-ley 3/2020 considera al corredor responsable respecto de los datos de quienes acuden a él. Examina el papel real de cada proveedor: llamarlo encargado en una oferta no sustituye ese análisis.

Cuando un proveedor trate datos personales por cuenta del responsable, el RGPD, en sus artículos 28 y 32, exige garantías suficientes y un contrato u otro acto jurídico vinculante. Revisa finalidad, duración, datos, instrucciones, confidencialidad, seguridad, asistencia y auditoría. Los subencargados requieren autorización previa escrita, específica o general; si es general, deben comunicarse los cambios previstos y permitir la oposición. Al terminar, corresponde devolver o suprimir los datos a elección del responsable, salvo obligación legal de conservación.

Pregunta dónde intervienen otros proveedores, qué accesos tienen y cómo se gestionan las incidencias. Si hay transferencias internacionales o datos de salud, pide una revisión adaptada al caso. Consulta a un especialista en protección de datos para valorar el contrato, las medidas y las obligaciones concretas: ninguna aplicación garantiza por sí sola el cumplimiento.

También conviene preguntar cómo localizar y conservar la documentación precontractual entregada. La disposición adicional decimotercera del Real Decreto-ley 3/2020 establece para esa documentación un mínimo de seis años desde la finalización de los efectos del contrato. Ese plazo no se aplica automáticamente a todos los datos y documentos de la correduría; revisa los demás plazos según el caso.

Si eres agente exclusivo, coordina la elección con tu aseguradora: actúas como encargado en los términos del contrato de agencia y el uso de herramientas o posibles subencargados debe revisarse con ella. También pueden existir restricciones de marca que condicionen las comunicaciones y que no son necesariamente las mismas para un corredor.

Que el CRM ayude a vender sin confundir permisos

Para el departamento de marketing, un CRM útil permite saber de dónde procede un contacto, qué información se le ha facilitado y qué seguimiento corresponde. En Salud, por ejemplo, puede servir para asignar una consulta a un compañero y evitar que el cliente tenga que repetirla. Pide que el sistema permita registrar y consultar los permisos y la base jurídica pertinente, así como gestionar bajas y oposición.

Tener un contacto en la cartera o en el CRM no autoriza por sí solo cualquier publicidad. Antes de una campaña por correo, teléfono o WhatsApp, comprueba la autorización o excepción aplicable, la base jurídica y el derecho de oposición. Ser cliente tampoco habilita automáticamente cualquier comunicación. Distingue una acción publicitaria de la información precontractual y revisa qué obligaciones corresponden a tu figura y al momento de la relación. Si tienes dudas, consulta a un especialista.

Termina la comparación con una lista corta de tareas que el equipo haya visto funcionar, las condiciones pendientes y los puntos que necesitan revisión. Elige con esa evidencia delante: una buena decisión debe permitirte trabajar la cartera hoy y recuperar su información si mañana cambias de proveedor.

Preguntas frecuentes

¿Necesita una correduría un CRM y un programa de gestión distintos?

No necesariamente. Una misma aplicación puede cubrir ambas funciones; comprueba que resuelve las tareas de cartera y comerciales que necesita tu equipo.

¿Qué conviene pedir antes de cambiar de software?

Una prueba con datos ficticios, el alcance y coste de la migración, una muestra de exportación y las condiciones contractuales de tratamiento y salida.

¿Puede usar marketing todos los contactos que aparecen en el CRM?

No por el mero hecho de que estén registrados. Hay que comprobar la base jurídica y, cuando corresponda, la autorización o excepción aplicable y el derecho de oposición.